酒店财务会计机构内部
总出纳
总出纳的职责是:
(1)负责酒店所有收银点的现金收入和转账票据的收集、整理、点核以及送存银行或到银行办理托收等事宜。
(2)负责支付酒店各部门报销账款的现金以及签发各种付款支票。
(3)负责与银行和外汇管理部门联系,办理有关结算事项,处理有关结算问题,并负责账户的收支
管理。
(4)负责准备各项备用金并监督、管理备用金的使用情况。
稽核部
稽核部的职责是:
(1)负责审核各收银点及各有关部门交来的营业收入原始单据、报表等资料,如发现错误应及时纠正处理,以确保酒店每一笔收入都正确无误。
(2)负责整理、分类、汇总酒店全部营业收入账单,编制营业日报、营业月报。
(3)负责分析和统计各种营业收入并及时向高级管理人员和有关部门提供准确的经营信息。
(4)负责保管各部门、各班次的营业报告及其附件、原始单据。
稽核部一般分为夜间稽核和日间稽核。
信贷收账部
信贷收账部的职责是:
(1)参与制定酒店信贷政策。
(2)负责调查将要给予信贷便利的单位和个人的资信情况及结算记录。
(3)负责审核和记录各类应收账款。
(4)负责催收和管理控制各类应收账款。
(5)负责计算、审核各旅行社的佣金。
(6)负责处理客户预付款。
(7)负责各类坏账及走单的处理等。
成本部
成本部的职责是:
(1)负责核算和控制酒店各项营业成本开支,在保证酒店营业质量的前提下,努力降低成本工作。
(3)负责食品、酒水、日用品、冷库等仓库的管理控制工作。
计薪部
计薪部的职责是:
(1)负责计算和发放员工的各种薪金、津贴。
(2)根据人事部门的通知,负责随时计发离店人员的薪金。
(3)负责员工薪金的分配入账工作。
(4)根据上级和政府部门的要求,负责编制并上报有关工资方面的报表或报告,为酒店管理当局和政府部门提供有关资料数据。
应付账款部
应付账款部的职责是:
(1)负责除薪金之外的所有支出的审核、计算和记账。
(2)负责保管应付账款所有账册、记录和原始单据。
(3)负责为符合付款条件的供应商办理有关支付手续以及与供应商定期对账等工作。
总账部
总账部的职责是:
(1)负责审核所有记账凭证及所附的原始单据,保证计入账册的数据真实、完整、正确、合法。
(2)负责核算总分类账户,检查各明细分类账,编制各种会计报表、财务状况说明书及财务预算。
(3)负责分析、研究每期的财务状况并作出经营预测报告。
(4)负责整理和保管会计档案。
计算机部
计算机部的职责是:
(1)负责酒店计算机系统及收银设备的日常维修和保养工作,保证计算机主机、各终端机以及收银机的正常工作。
(2)负责编制、修改会计计算机程序以及数据输入处理工作。
(3)协助会计部门各处室编制和打印各种报表和报告。
(4)培训和辅导计算机使用人员。
(5)起草、制定有关计算机操作规程及清除计算机中的病毒。
上述各职能部门,虽然在各酒店中具体设置和划分不尽相同,但都是财务会计部门不可缺少的组成部分。从内部控制的角度看,下述两点需要特别注意:
第一,收银员归属财务会计部门管辖,即在财务会计部门里设置收银部负责各营业部门的收银工作,而不由营业部门管辖支配。这样做有利于收银工作与营业部门的分离,以形成互相监督、互相制约的机制,便于防止和堵塞营业中的漏洞,及时发现和揭露错弊。
第二,有些酒店为了更有地对店的财务会计组织分成两大部分:财务部和会计部。前者负责资金筹集、使用、保管以及资金预算的编制和控制。后者负责账务核算,报表编制和分析评价,以及会计档案资料的保管。